Her yönetici ‘toplantı yönetimi’nin ne şekilde olması gerektiğini mutlaka bilmelidir. Şirketlerin sistematik süreç takip etmemeleri nedeniyle yapılan toplantılar oldukça verimsiz geçmektedir. Yöntem; toplantıya katılan kişiler arasında bilgi akışının iyi olması, alınan kararların sağlam olmasını sağlar. Aşağıdaki yöntemlerin uygulanması, toplantı zamanının etkin kullanılmasını sağlayacaktır.
Toplantı Çeşitleri Nelerdir?
Toplantılar genel olarak 2 boyutta ele alınabilir:
Kurum içi toplantılar (Bilgilendirme amaçlı toplantılar, değerlendirme toplantıları, yönlendirici toplantılar, danışma toplantıları, müzakere toplantıları, sorun çözme toplantıları, eğitici toplantılar)
Kurumlar arası toplantılar (Toplantı, konferans, kongre, ticari sergi ve fuar, seminer, sempozyum, panel, zirve, sanal toplantı)
Toplantıların İşlevleri Nelerdir?
- Enformasyon ve haber verme
- Bilgi alışverişi ve sorunları saptama
- Sorun çözme
- Karar alma
Etkin Olmayan Toplantının Özellikleri Nelerdir?
- Zayıf liderlik
- Zamanlama
- Hazırlığın yetersiz olması
- İlgisiz üyeler
- Yıkıcı üyeler
- Uygun olmayan çevre
Toplantı Yönetim Sürecinin Aşamaları Nedir?
- Toplantı amaçları ve hedeflerinin belirlenmesi
- Toplantı gündeminin hazırlanması
- Görevlerin tanımlanması ve organize edilmesi
- Toplantı katılımcı sayısı ve toplantıya kimlerin katılacağının belirlenmesi
- Toplantı programının planlanması
- Bütçeleme
- Toplantılar için yer ve toplantı mekânı seçiminin yapılması
- Toplantı oturum düzeninin belirlenmesidir.
Amaçların belirlenmesi; zaman kaybına yol açmadan, toplantının verimli bir şekilde geçmesini sağlar. Amacın açık, gerçekçi belirlenmesi gerekir, tüm katılımcılara duyurulmalıdır. Amaçlarla birlikte hedefler de belirlemek gereklidir. Hedefler, bizim toplantıya yönelik başarımızın ölçümlenmesinde yol gösterici olacaktır. Burada önemli olan unsur; hedeflerin abartılı ve yıldırıcı olmaması ve ulaşılabilir olmasıdır.
Toplantı gündeminin hazırlanması; Toplantı gündemi bir toplantı rehberi olarak görülmektedir. Hazırlanılan gündemde, toplantıyı düzenleyen kişinin ismi, toplantı tarihi ve saati, toplantının gerçekleşeceği yer, toplantının amacını açıklayan kısa bir bilgilendirme, toplantıda tartışılacak konu başlıkları yer almalıdır.
Görev gruplarının belirlenmesi; Öncelikle toplantı planının hazırlanması ve bütçenin oluşturulması gibi görevleri tanımlarız. Belirlenen görev alanları ve aktiviteler daha sonra iş paketleri içine ayrılır. Bu sayede ‘iş döküm şemasını’da hazırlamış oluruz. İş döküm şemaları; toplantı hazırlanmasında yerine getirilecek iş ve görevlerin hiyerarşik olarak belirlendiği parçalardır.
Toplantı katılımcılarının belirlenmesi; Toplantıya kimlerin katılacağı, hazırlanılan toplantının başarılı olması için çok önemlidir. Burada ‘2/3 Kuralı’nı uygulayabiliriz. Bu kural; 3 gündem maddesinden 2 maddeyle ilgili olan katılımcıların toplantıya çağrılacağını ifade etmektedir. Katılımcılar belirlenirken de organizasyondaki hiyerarşi ve konumları değil, katılımcıların sağlayacağı katkı ele alınmalıdır.
Toplantı programının planlanması; Bu aşamada öncelikli olarak toplantının süresini belirleriz. Paralel oturumlar, kahve araları, boş zaman aktiviteleri, sosyal aktiviteler de planlanmalı ve toplantının programında bir araya getirilmelidir.
Bütçeleme; Toplantı bütçesi her etkinlik için ayrı olarak hazırlanabileceği gibi, düzenlenen bir dizi etkinlik için de tahsis edilebilir. Bütçenin hesaplanmasında, katılımcıların toplantıya katılım maliyetlerinin de hesaba katılması gerekir. Toplantı için reklâm, ekipman, kiralama gibi sabit harcamalar bütçenin hesabında dikkate alınmalıdır.
Toplantı mekânının seçimi; Mekânın temiz ve hijyen olması çok önemlidir. Toplantı mekânının büyüklüğü, toplantıya katılanların rahat edebileceği ve sosyal mesafeyi sağlayan şekilde yeterli büyüklükte olmalıdır. Dışarıdan içeridekileri rahatsız edecek şekilde gürültü gelmemelidir. Görsel ve işitsel ekipmanların niteliği mekân seçiminde önemlidir.
Toplantı oturum düzeninin belirlenmesi; Oturum düzeni U düzen, sınıf düzeni, konferans düzeni ve banket düzeni olabilir.
Toplantı Yönetimi’nin Kuralları Nedir?
Kural 1:Gereksiz toplantıların kaldırılması gereklidir. İyi yönetilen ekiplerde, ekip üyelerinin birbirleri arasında bilgi verme ve koordinasyon problemi olmadığından daha az toplantıya ihtiyaçları olacaktır. Bunun yerine; ekip üyeleri ve çalışanların somut kararlar almaları, beyin fırtınası yapmaları için toplanmaları teşvik edilir.
Kural 2:Toplantı için mutlaka en az bir gündem olmalıdır. Yazılı bir gündem hazırlanmalı ve bu gündem mutlaka, katılımcılara önceden ulaştırılmalıdır. Katılımcıların toplantıya hazırlıklı gelmesi için makul bir süre tanınmalıdır. Acil durumlar söz konusu olduğunda bile kilit katılımcılarla mutlaka konuşulabilecek ve üzerinde karar verilecek bir gündem maddesi olmalıdır. Oluşturulan gündemin kısa olması gerekir; çünkü bu durumda toplantı süresi de kısa olacaktır.
Kural 3:Katılımcı sayısının ve toplantı süresinin sınırlandırılması gereklidir. Toplantı zamanı ve süresi katılımcılara açık bir şekilde bildirilmelidir. Toplantı önemli kararların alınması için yapılıyorsa, katılımcı sayısının en fazla 8 kişi olması gereklidir. Toplantıya sadece gerekli katılımcılar davet edilmelidir. Toplantıda her katılımcının görüşünü almaya özen gösterilmelidir. Katılımcıların bilgi seviyesinin eşit olmasına ve o konuda fikir beyan edebilecek durumda olmalarına dikkat edilmelidir.
Kural 4:Toplantının başkanı olmalıdır. Toplantı başkanı; toplantıyı planlar, hazırlar. Toplantıya katılacak ilgili kişileri toplantıya çağırır. Toplantıyı yönetir ve herkese eşit söz hakkı verir. Toplantı tutanağını da en geç 48 saat içerisinde şirket yöneticisine, ilgili birim yöneticilerine ve toplantıya katılanlara gönderir.
Kural 5:Toplantının tek amacı sonuç almak olmalıdır. Katılımcılara toplantının amacı ve toplantıdan beklentiler açık bir şekilde ifade edilmelidir. Toplantıda alınan karara göre uygulama kesinleştirilmelidir. Veya projenize yönelik bir kontrol sistemi tasarlanmalıdır. Projenizle alakalı olarak görev dağılımı, yetki ve sorumlulukların belirlenmesi gerekecektir.
Kural 6:Toplantının doğru yönetilmesi gerekecektir. Toplantı esnasında kayıt ve zamanı tutmaktan sorumlu bir görevli olmalıdır. Katılımcıların görüşlerini ayrıntılı bir şekilde açıklamalarına müsaade etmek gereklidir. Toplantıda katılımcıların ileri sürdükleri fikirler açısından zıtlaşmalarına, karşılıklı atışmalarına müsaade etmeyin. Gündem maddelerine sadık kalınarak toplantı gerçekleştirilmelidir. Düzenli aralıklarla söylenenlerin toparlanıp özetlenmesi gereklidir. Toplantıdaki katılımcılar suskunsa, soru sormaktan çekiniyorlarsa, başka şeylerle uğraşıyorlarsa toplantı başkanının soru sorarak dikkati uyanık tutması gerekecektir. Toplantıda sunulanlar anlaşılmamış ise verilerle, örneklerle durumu açıklayarak, sorgulama yaparak anlaşılmasını sağlamak gereklidir. Özellikle karar verilmesi gereken toplantılarda, tüm katılımcıların toplantıyı etkin olarak takip edebilecek yeterliliğe sahip olması gereklidir. Çünkü karar verilecek unsurlar hakkında katılımcıların kafasında soru işaretleri olmamalıdır.
Toplantı esnasında uygun aralar programlanmalıdır. Toplantının verimli olması için uygun bir mekân seçilmelidir.
Toplantının sonunda mutlaka bir sonuç ortaya çıkmalıdır. Eğer bu bir karar toplantısı ise, ortaya mutlaka bir karar çıkmalıdır. Beyin fırtınası ile ilgili çalışma yapılıyorsa alternatiflerin ve opsiyonların toplantı sonunda ortaya çıkması gereklidir. Bir proje ile ilgili uygulama kararı veya yöntemleri konuşulacaksa ortaya bir yönerge çıkmalıdır.
Sosyal Medya Pazarlaması Yazımız İçin Tıklayın!
